Houve um tempo em que o controle de estoque podia ser feito escrevendo seus números em uma planilha ou até mesmo em um caderno. Mas, considerando o fato do advento das novas tecnologias e a expansão dos negócios do varejo para vários canais, esse sistema se tornou inviável.
Manter o controle de todos os estoques é uma tarefa demorada e exaustiva. Portanto, você deve saber quais são seus produtos prioritários, em quais colocar mais esforço em reordenar, armazenar, verificar, etc. Se você seguir estritamente essa regra, investirá mais esforço nos itens certos para controlar seu estoque de forma mais eficiente.
Além disso, você deve sempre acompanhar seu estoque em tempo real. Na verdade, você deve tê-lo em um painel. Por quê? Isso não informa apenas quantas coisas você tem sob seus cuidados. Isso também informa quantas oportunidades existem para vendas e lucro.
5 Dicas para controle e gestão de estoque
A seguir, algumas dicas para que você controle seu estoque de forma eficiente e assim evitar prejuízos.
1 – Verifique todos os estoques de entrada
Seu primeiro foco deve ser verificar se o estoque entregue é exatamente o que você pediu ao seu fornecedor. Às vezes, os fornecedores recebem pedidos de estoque incorretamente. Quando eles não gerenciam bem seus pedidos, você pode ser prejudicado.
Isso também coloca em risco suas vendas e credibilidade. Em outros casos, você pode obter mais itens em estoque do que realmente deseja. Sem verificar, você não conseguirá fazer as devoluções necessárias a tempo.
Tradicionalmente, isso é feito manualmente. Em organizações maiores, existem departamentos dedicados a esse serviço. No entanto, se sua empresa é de pequeno ou médio porte, às vezes você ou outros funcionários precisam fazer isso sozinhos.
2 – Armazene os estoques com sabedoria
É mais fácil colocar seu estoque onde ele se encaixa. Mas a maneira mais fácil nem sempre é a melhor, pois isso pode tornar mais difícil o rastreamento do produto.
E se você tiver produtos semelhantes com embalagens parecidas (podem diferir em quantidade ou ter diferença imperceptível), você ou sua equipe podem cometer erros graves.
Portanto, é melhor ter um sistema claro que todos possam aprender facilmente. Além disso, é melhor ter uma sala de estoque ou depósito organizado.
3 – Crie etiquetas claras
Grandes empresas utilizam a identificação por radiofreqüência (RFID) para rastrear, atualizar e monitorar facilmente seus itens e níveis de estoque. No entanto, as pequenas e médias empresas ainda contam com os bons rótulos à moda antiga e memórias não tão confiáveis. Portanto, é melhor deixar esses rótulos claros.
Para não errar, a dica é registrá-los em uma planilha ou plataforma de gerenciamento de estoque. Para o seu estoque físico, você deve sempre fazer questão de ter uma etiqueta clara em seus produtos, incluindo a quantidade e descrição básica, bem como o nome do fornecedor e outros detalhes importantes. Assim você saberá quando fazer o próximo pedido.
4 – Rastrear prazos de validade
Para evitar vender produtos vencidos, você precisa acompanhar as datas de validade. Dessa forma, é possível eliminar o estoque antes que fique desatualizado. Lembrando que as datas de expiração são informações importantes que você deve incluir em seus rótulos e em seu banco de dados.
Se você tiver uma plataforma de gerenciamento de estoque, também pode configurá-la para notificar você ou sua equipe quando a data dos produtos expirarem.
5 – Definir níveis de estoque limite
Cada empresa tem horários de pico diferentes para vendas. Fornecedores diferentes também têm prazos de entrega diferentes. Portanto, se você deseja manter seu negócio em funcionamento e escapar de situações de falta de estoque, deve ser capaz de estabelecer por quanto tempo poderá reabastecer normalmente e prever o tempo que o nível mínimo de estoque se esgotará.
Simplificando, você deve ter uma estimativa informada de quando deve reabastecer. Para fazer isso, você precisa levar em conta as temporadas do mercado e também as flutuações das demandas dos clientes.
O ideal é que você tenha uma quantidade reserva para cobrir o tempo que você gasta para reabastecer. Você também deve ter em mente os níveis de estoque de produtos com menos demandas para reduzir seus custos de compra e transporte.