Com o aumento do home office, as reuniões remotas rapidamente se tornaram o método preferido de muitas empresas. No segmento de perfumaria, os treinamentos que se costuma realizar com frequência, com o objetivo de atualizar as equipes sobre lançamentos e estratégias de marketing das marcas, também seguiram o modelo remoto. Porém, a falta de produtividade é uma preocupação. Afinal, os profissionais desejam fazer um uso eficaz do seu tempo.
Quando as conexões de internet são ruins, os ruídos de fundo irritantes e há participantes que não sabem o que está sendo discutido, as reuniões remotas se tornam um desperdício de tempo e levam à frustração de todos os envolvidos.
A seguir, confira algumas dicas para realizar reuniões remotas mais produtivas.
Envie o convite com o assunto que será abordado
Preparar uma pauta e enviá-la aos participantes antes da reunião é uma etapa que a maioria dos especialistas aconselha. Uma agenda definida permite que todos saibam exatamente o que será discutido. Dessa forma, eles poderão se preparar para opinar sobre o tema.
Para obter o máximo de produtividade, é recomendável especificar não apenas os assuntos que devem ser abordados, mas também quanto tempo planeja discutir cada um. Isso mostrará aos participantes a importância de cada tópico.
Revise o equipamento e a conexão
Antes da reunião, é fundamental revisar seu computador, smartphone ou notebook para se certificar de que tudo está funcionando bem. Faça testes de microfone, câmera e som. A conexão com a internet também deve ser estável para não haver cortes na transmissão.
Defina quem conduzirá a reunião
Para que a reunião remota seja totalmente organizada e termine com resultados específicos, é preciso definir um responsável pela condução da discussão, caso não seja você mesmo. Não precisa necessariamente ser a pessoa que organizou ou enviou o convite para a reunião, a tarefa pode ser delegada ao profissional com mais expertise no assunto que será tratado.
Evite distrações e organize as interações
Uma maneira de garantir que as reuniões remotas sejam produtivas é manter o foco e limitar as conversas não relacionadas ao trabalho. Não há problema em falar rapidamente sobre outros assuntos para descontrair, como futebol, trânsito ou música, mas isso não deve tirar o foco da pauta.
No decorrer da reunião, é importante que todos possam interagir. Para isso, estabeleça no chat a sequência das falas. Outra opção é usar o recurso de levantar a mão, por exemplo.
Dicas adicionais
– Verifique se o assunto exige uma reunião remota ou pode ser tratado por e-mail.
– Procure fazer reuniões curtas, mesmo que tenha definido o tempo de 30 minutos ou 1 hora. Quanto mais rápidas, mais produtivas serão.
– Evite marcar encontros remotos em horário de almoço ou fora do horário comercial.
– Convide para a reunião apenas as pessoas que são realmente necessárias.
– Faça pequenos intervalos entre as reuniões para que os participantes possam beber água ou ir ao banheiro.
– E por fim, mas não menos necessário, procure organizar um resumo dos assuntos comentados e distribua por email para os participantes. Esta é uma forma inteligente de contextualizar o tema da reunião e garantir a evolução do que foi acordado.